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行政秘书：接待工作的程序            【字体：小 大】
行政秘书：接待工作的程序

(一) 接待工作可分为：视察接待、会议接待、参观接待、事务接待。视察接待、会议接待由院务办公室主任或分管副主任负责，参观接待和事务接待一般由院务办公室其他人员负责。
   
    (二) 宾客到达前要做好如下环节的准备工作：
   
    1.来宾的基本情况：单位、姓名、职务、性别、民族、人数、来访目的和要求、抵达时间、抵达方式、日程安排；
   
    2.及时报告主管院领导，听取领导对接待工作的意见；
   
    3.制定接待计划，向主管主任报批，重要客人要向院领导报批；
   
    4.协调有关部门落实接待计划。
   
    (三) 宾客到达后应做好以下服务工作：
   
    1.接站；
   
    2.根据客人具体情况安排住宿；
   
    3.与来宾负责人商议活动日程安排，及时将结果报告负责接待的领导；
   
    4.根据客人特点协调有关部门做好各项活动安排；
   
    5.随时征求客人意见，及时调整活动安排。
   
    (四) 宾客离去时应做好如下收尾工作：
   
    1.征求来宾对接待工作的意见；
   
    2.将订购的返程票交到来宾手中；
   
    3.协助来宾结算住宿费等；
   
    4.落实返程安排及送行车辆，送站；
   
    5.通知来宾单位接站；
   
    6.将接待工作中的有关文字材料整理归档。
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